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Störungen in der Transportkette aller Verkehrsträger proaktiv und effektiv steuern

4flow, Anbieter von Logistikberatung, Logistiksoftware und Logistikmanagement, bietet eine neuartige automatisierte Software-Lösung an: das 4flow Exception Management System (4flow EMS). Das 4flow EMS ermöglicht es Anwendern, Abweichungen bzw. Ausnahmen vom vereinbarten Prozess über alle Transportmodi hinweg schneller zu identifizieren, zu kommunizieren, zu dokumentieren und auf diese zu reagieren.

Ein aktuelles Beispiel für die steigende Relevanz ist das Brexit-Abkommen und die damit verbundenen neuen Kontrollen und Zollformalitäten. Die zusätzlichen Prozessschritte bieten Raum für Fehler und erhöhen das Risiko für Störungen und Abweichungen in der verlängerten Transportkette. Jede Ausnahme bedingt eine Vielzahl von Prozessanpassungen und verlangt zusätzliche Abstimmungen zwischen den Beteiligten. Der Abstimmungs- und Bearbeitungsaufwand steigt unaufhaltsam. Erschwerend kommt hinzu, dass viele Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie ausschließlich im Homeoffice arbeiten.

Kundenanforderungen werden nicht voll erfüllt
Mangelnde Transparenz, hohe Fehleranfälligkeit durch Systemwechsel, Doppelarbeiten und manuelle Prozesse sind die täglichen Herausforderungen. Zusätzliche Aufwände sind oftmals durch das Team nicht abbildbar, so dass es einer Vielzahl von Aufgaben nicht gerecht wird. Weiteres passendes Personal ist aufgrund des Fachkräftemangels schwer zu finden.

Transportabweichung effizient steuern, Kundenzufriedenheit steigern
4flow erkannte das Problem frühzeitig und entwickelte mit dem 4flow EMS eine benutzerfreundliche und schnell implementierbare Software-Lösung, bei der Funktionalitäten einer E-Mail- und Helpdesk-Software mit den Sendungsdaten eines Transport-Management-Systems (TMS) verknüpft sind.

Die systemgestützte Automatisierung und Standardisierung reduzieren manuelle Tätigkeiten und erhöhen die Produktivität maßgeblich. Statt mit verschiedenen, nichtintegrierten Systemen zu arbeiten, bietet das 4flow EMS ein einziges System mit nur einem Berührungspunkt pro Transportabweichung bzw. Transportstörung. Zeitraubende und fehleranfällige Systemwechsel werden vermieden. Durch die eindeutige Zuordnung von Verantwortlichkeiten verringern sich zudem die notwendigen Abstimmungen zwischen den Beteiligten signifikant. Alle weiteren Vorfälle, die denselben Transport betreffen, werden automatisch angezeigt. Alle Informationen und Kontakte sind auf einen Blick einsehbar und dienen zusätzlich für verschiedene Reportings. Ein Dashboard bietet dem Teamleiter Transparenz über die Arbeitslast des gesamten Teams, den Stand der kritischen Fälle sowie wiederkehrender Vorfalltypen und daraus resultierend die Möglichkeit situativ einzugreifen.

Amortisationszeit von 4 bis 6 Monaten und 28 % Zeitersparnis
Die durchschnittliche Amortisationszeit für die Investition liegt bei vier bis sechs Monaten und ist umso geringer, je größer das Team ist. Zudem kann das 4flow EMS bereits innerhalb weniger Tage in Betrieb genommen werden, erfordert aufgrund intuitiver Bedienung kaum Anlernzeit und führt zu einer durchschnittlichen Zeitersparnis von bis zu 28 % bei der Steuerung von Prozessabweichungen. Damit steigt die Zufriedenheit der Kunden und die manuellen Aufgaben der Mitarbeiter reduzieren sich signifikant und damit Arbeitsbelastung sowie Überstunden.

„4flow bearbeitet weltweit täglich mehrere tausend Exceptions. Das 4flow EMS ist bei uns seit Jahren im Einsatz und ist heute nicht mehr wegzudenken. Damit hat sich die Arbeitsweise der Kollegen vereinfacht“, sagt Julian Schulcz, COO von 4flow. „So können 63 % unserer Ausnahmen in weniger als einer Stunde gelöst werden.“