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Rückkehrstrategien nach Lockdown

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Mit Lockerungen der Covid19-Einschränkungen kehren auch mehr Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurück. Aktuelle behördliche Auflagen zu erfüllen und den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten hat für Unternehmen dabei größte Priorität. Gregory Blondeau, Gründer und CEO von Proxyclick, erklärt wie das Besucher-Management zu einer risikofreien Rückkehr an den Arbeitsplatz beiträgt und in die Sicherheits- und Hygienepläne von Unternehmen gehört.
?Herr Blondeau, warum gehört in Zeiten von COVID-19 das Besucher-Management in die Sicherheitsvorschriften von Unternehmen?

Blondeau: Für eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz ist das Besucher-Management ebenso wichtig wie Abstandsregelungen, Maskenpflicht und Desinfektionsmaßnahmen. Es ist fester Bestandteil der Sicherheits- und Hygienepläne von Unternehmen, um ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber Mitarbeitern und Besuchern nachzukommen.

?Wo liegen momentan die besonderen Herausforderungen für Unternehmen?
Blondeau: Aus Gesprächen mit Kunden ergaben sich vier zentrale Aufgaben: Ein Screening bereits im Vorfeld, berührungsloses Einchecken, Einhalten der Abstandsregelung und die Begrenzung der Besucheranzahl.
Wir raten deshalb Unternehmen, Besuche auf das Notwendigste zu beschränken. Es sollten wirklich nur angemeldete Besucher das Gebäude oder Firmengelände betreten dürfen.
Sämtliche Screening-Fragen werden am besten bereits in der Vorbereitungsphase digital beantwortet werden. Ist die Beantwortung vorab nicht möglich, dann nur auf einem eigenen Gerät vor Ort.
Daneben empfehlen wir, die Besucher mit den aktuellen und geltenden Sicherheitsbestimmungen vertraut zu machen. Der Zutritt und die Anmeldung am Empfang muss berührungslos möglich sein und selbstverständlich müssen die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

?Für eine sichere Rückkehr an den Arbeitsplatz hat Proxyclick ein Ready Return Framework erstellt. Wie ist das Modell aufgebaut?
Blondeau: Das Return Ready Framework soll die Risikogefahr einer Corona-Infektion minimieren. Es ist in die drei Phasen „Prepare“, „Prevent“ und „Protect“ untergliedert. „Prepare“, die Vorbereitung, umfasst im Wesentlichen das Besucherscreening. „Prevent“ enthält vorbeugende Maßnahmen, wie die kontaktlose Anmeldung, festgelegte Wege im Gebäude oder räumliche Abstände. „Protect“ ermöglicht das Tracing von Kontakten, die Benachrichtigung bei Infektionsgefahr und die Einhaltung der Datenschutzrichtlinien.

?Was genau umfasst die Besuchsvorbereitung in Proxyclick?
Blondeau: Um auf ausgedruckten PDF-Formularen oder Fragebögen an der Rezeption zu verzichten, erhalten die Besucher einen Link zu einem Online-Formular per E-Mail.
Die Corona-Beschränkungen sind oft regional unterschiedlich und ändern sich fortwährend. Das digitale Besucher-Screening hat auch den Vorteil, Fragen jederzeit den aktuellen Vorschriften anzupassen oder durch zusätzliche Fragen bestimmte Besucher- gruppen z. B. aus Risikogebieten zu ergänzen. Sind alle Screening-Kriterien erfüllt, erhält der Besucher einen QR-Code zugeschickt.

Der QR-Code enthält alle individuelle Zutrittsdaten, wie Datum, Zeit, Dauer des Besuchs und Aufenthaltsbereiche. Zusammen mit dem QR-Code erhält der Besucher Informationen über die Sicherheitsvorschriften: Wo besteht Maskenpflicht, welche Hygienemaßnahmen sind einzuhalten, wird die Temperatur vor dem Betreten des Gebäudes gemessen, wie funktioniert der kontaktlosen Check-In und was muss dabei beachtet werden?
Mit Infografiken oder Videos lassen sich Abläufe und Sicherheitsbestimmungen einfach und schnell erklären. Damit ist die Phase „Prepare“ abgeschlossen.

?Mit dem Betreten des Firmengeländes oder Gebäude beginnt dann die „Prevent“ Phase. Was sieht das Return Ready Framework hier vor?
Blondeau: Mit dem QR-Code kann der Besucher mit einem eigenen digitalen Gerät kontaktlos am Rezeptionssystem einchecken. Das kann ein Handy, Tablett oder auch eine Smartwatch sein. Da Proxyclick Schnittstellen zu verschiedenen Zutrittskontrollsystemen bietet, kann der QR-Code auch an zugangsgesicherten Bereichen, also an Schranken oder Drehkreuze, verwendet werden. Der QR-Code lässt sich auch als Destination Dispatch in Aufzügen nutzen, um den Besucher ohne Zwischenstopp in die gewünschte Etage zu bringen. Auf diese Weise lassen sich unnötige Kontakte vermeiden und sicher und effizient die zulässige Personenzahl für Konferenzräume oder andere Aufenthaltsbereiche einhalten.
Zu den bereits erhobenen Screening-Daten gibt es Firmen die Körpertemperatur als zusätzliche Sicherheitsmaß- nahme messen, um die Ansteckungsgefahr zu verringern. Diese Echtzeit-Daten werden im Besucher-Logbuch ergänzt.

?Was kann man sich unter „Protect“ vorstellen? Was schließt diese Phase alles mit ein?
Blondeau: „Protect“ umfasst die DGSVO und die Benachrichtigung bei Infektionsgefahr. Insbesondere bei Fragen zum Gesundheitszustand, die im Momentvorgeschrieben sind, müssen die DGSVO-Richtlinien unbedingt eingehalten werden. Die digitale Bereitstellung von Screening-Fragebögen ist noch wenig verbreitet, obwohl damit die Datenschutzrichtlinien einfacher und effizienter eingehalten werden können. Proxyclick enthält eine automatische Datenlöschungsfunktion. Die aufgrund von Corona erhobenen Besucherdaten werden nach der vorgeschriebenen Anzahl von derzeit 14 Tagen im System gelöscht, um damit die Vorschriften für personenbezogene Daten der DSGVO einzuhalten. Hat trotz aller Vorkehrungen ein infizierter Besucher das Gebäude betreten, was sich ja bei COVID-19 nie ganz ausschließen lässt, können die Kontaktpersonen schnell und diskret informiert werden.

?Sollten Unternehmen gerade jetzt in der COVID-19-Ära in ein Besucher-Management-System investieren?
Blondeau: Unternehmen, wie L'Oréal, Audi, Tesla, Vodafone, die bereits für das Besucher-Management Proxyclick einsetzen, haben es jetzt einfacher. Sie sind agiler, wenn sich die Sicherheitsvorschriften ändern und können sie mit wenig Aufwand umsetzen. Tatsächlich zeigt sich gerade jetzt während der Pandemie, dass sich ein effizienter und konformer Prozess für das Besucher-Management bezahlt macht. Mit der Cloud-basierten Besucher-Management-Plattform von Proxyclick lässt sich der Prozess – vom Einchecken bis zum Auschecken – harmonisieren und digitalisieren. Die Umsetzung eines effizienten und konformen Besucher-Managements und die Investition in eine flexible Plattform lohnt sich immer!