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Arbeitsalltag in Behörden schnell und einfach optimieren - Faxen Sie noch oder versenden Sie sicher?

Öffentliche Einrichtungen arbeiten täglich mit personenbezogenen und sensiblen Daten von Bürgern. Gerade diese Informationen gilt es, vor unbefugten Zugriffen zu schützen. Jedoch sind die Sicherheitsmaßnahmen in vielen Behörden veraltet. Häufig setzen die Einrichtungen noch auf Faxgeräte, um Daten intern und extern auszutauschen. Doch der Fax-Versand ist heutzutage nicht mehr DSGVO-konform und sicher. Stattdessen sollte jetzt die Implementierung einer digitalen Lösung oben auf der Tagesordnung stehen, da sich die Prozesse damit einfach absichern lassen und der gesamte Arbeitsalltag dadurch optimiert werden kann.

Kommentar von Markus Gringel, Mitglied der Geschäftsführung bei SECUDOS

Um das Vertrauen der Bürger erhalten zu können, ist es unerlässlich, dass öffentliche Einrichtungen die persönlichen Daten der Bürger schützen und somit gewisse Sicherheitsmaßnahmen ergreifen – insbesondere im Hinblick auf die Dateiübertragung. Wenn private und personenbezogene Daten, wie z.B. Lohn- oder Gehaltsinformationen, an unbefugte Personen gelangen, wären die Folgen schwerwiegend. Aus diesem Grund ist es vor allem für Behörden und öffentliche Einrichtungen an der Zeit, zu handeln und die interne IT-Sicherheit zu optimieren. Dazu verpflichtet inzwischen auch das IT-Sicherheitsgesetz.

Während die Digitalisierung in vielen Branchen bereits angekommen ist, sind die Sicherheitsstandards in Behörden längst überholt. So ist beim Dateiversand via Fax nicht gewährleistet, dass die Information ausschließlich den gewünschten Empfänger erreicht. Zudem ist nicht nachvollziehbar, wer wann welche Information erhalten hat.

Arbeitsabläufe optimieren und modernisieren

Damit öffentliche Einrichtungen einen sicheren Dateiaustausch garantieren können, benötigen sie eine geeignete Digital Workplace-Lösung, die den Dateitransfer einfach, sicher und nachvollziehbar gestaltet. Eine solche Lösung dient als zentrale Austauschplattform, mit der Daten gesendet und empfangen werden können – alles DSGVO-konform. Bei der Nutzung des Desktop-Clients wird lediglich eine E-Mail-Adresse des Empfängers benötigt – damit können Dateien anderen Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden. Ein spezielles technisches Know-how ist nicht notwendig.

Mit einer professionellen, modernen Lösung wird der gesamte Arbeitsalltag von Behörden optimiert: Der Austausch zwischen den Behörden findet digital statt, Unterlagen müssen nicht mehr per Post versendet werden.
Umfasst die Lösung darüber hinaus einen TeamTransfer-Bereich, in dem Dokumente gemeinsam bearbeitet werden können, ist jeder Zugriffsberechtigte zu jedem Zeitpunkt auf dem aktuellsten Stand. Ein weiterer großer Vorteil ist, dass eine solche Lösung im eigenen Netzwerk betrieben wird – die öffentliche Einrichtung ist selbst der Betreiber. Wichtig zu erwähnen ist auch, dass die Prozesse nach der Installation automatisch im Hintergrund ablaufen, sodass sich die Mitarbeiter den wesentlichen Aufgaben widmen können.